Ускоряемся! Как можно работать быстрее?

ГлавнаяВсе статьиФрилансерам / «Ускоряемся! Как работать быстрее?»

А что если бы вы узнали, что вы можете успевать значительно больше без использования маховиков времени и магии вне Хогвартса? И даже к унылым методичкам по тайм-менеджменту это отношения не имеет.

Впрочем, в том, сколько времени вы можете сэкономить, оптимизировав самые базовые и привычные действия, определённо есть что-то как волшебное, так и рациональное. Вот советы, которые могут работать быстрее с той же продуктивностью!


ИСПОЛЬЗУЙТЕ ШАБЛОНЫ

На любом проекте вы столкнетесь с тем, что некоторые вопросы будут часто повторяться.

Например:
Возможна ли рассрочка? Работаете ли по бартеру? Подходит ли ваш курс для начинающих? Почему не проигрывается видео? Какие есть варианты оплаты?

Не заставляйте себя печатать одно и то же по много раз: заносите типовые сообщения в отдельный файл в Evernote, GoogleDocs или любой другой документ, откуда вам будет удобно быстро копировать подходящие ответы.

Продвинутый уровень:
Составьте структурированный FAQ (список часто задаваемых вопросов) с подробными, доступно изложенными ответами. Согласуйте его с работодателем и смело размещайте в открытом доступе: так вы не только сэкономите своё время, но и проявите заботу о клиентах.

СОСТАВЛЯЙТЕ ЧЕК-ЛИСТЫ И АЛГОРИТМЫ

Если одно и то же мероприятие повторяется с некоторой периодичностью, набросайте для себя план действий, которому в следующий раз будете следовать без необходимости изобретать велосипед.

Например:
Старт продаж нового курса: 1) создать новый тренинг; 2) настроить доступ и выставить расписание; 3) запустить рассылку по базе адресов…
Организация открытого вебинара: 1) отредактировать даты на лендинге; 2) создать вебинарную комнату; 3) скопировать рассылку с подтверждением участия…
Повышение цен на какой-либо продукт: 1) отредактировать информацию на сайте; 2) перенастроить прием платежей; 3) отредактировать цены в соцсетях.

Продвинутый уровень:
Оформите алгоритм действий в виде интеллект-карты и подробно распишите бизнес-процессы; укажите все ссылки. Это очень пригодится, если вам придется вводить в курс дела нового человека.

БЕСПОРЯДКУ — БОЙ!

Выделите время, чтобы навести порядок на рабочем столе, в телефоне и на компьютере. Рассортируйте все рабочие файлы по папкам, чтобы не вспоминать каждый раз, где хранится нужный документ: в загрузках, «моих документах» или на десктопе.

Продвинутый уровень:
Организуйте систему хранения материалов в облачных сервисах: это заранее решит проблему «не могу переслать сейчас файл, я не у компьютера». Доступ к важным документам у вас будет всегда.

«НЕТ НОВЫХ СООБЩЕНИЙ» – МИФ ИЛИ РЕАЛЬНОСТЬ?

Разберите завал на электронной почте и во входящих сообщениях в соцсетях. Отпишитесь ото всех рассылок, которые давно не читаете, удалите неактуальные сообщения, ответьте на те, что требуют коротких ответов.

Так важные письма не затеряются, и вы будете уверены, что на все срочные сообщения вы сможете отвечать действительно оперативно.

Продвинутый уровень:
Youtube-блогер Анастасия Кей в качестве крайней меры предлагает способ под названием email-банкротство. Суть в следующем: вы разом очищаете все непрочитанные входящие, а затем рассылаете по списку рабочих контактов сообщение (как вариант: публикуете пост) с объяснением, что сообщения удалены и что если у кого-то остались актуальные неотвеченные вопросы, их можно продублировать сейчас.

ЗАВЕДИТЕ ПРИВЫЧКИ ПЕРЕЧИТЫВАТЬ И ГУГЛИТЬ

Прежде чем задать уточняющий вопрос, перечитайте задачу ещё раз или подумайте, не содержится ли нужная информация в поисковике. Да, вот так просто. Вы удивитесь, как часто люди задают вопросы, ответы на которые уже содержатся в исходном задании… и тратят вечность на ожидание ответа от работодателя или куратора. Замечаете такое за собой? Искореняйте: просто возвращайтесь к переписке, прежде чем что-то спросить.

Продвинутый уровень:
Освойте основы скорочтения — вопреки распространенному мнению, эта методика ставит целью не просто быстро воспринимать тексты, но и более глубоко понимать и лучше запоминать их содержание.
Освоить основы можно самостоятельно с помощью несложных упражнений, например, по книгам «Скорочтение» Питера Кампа и «Скорочтение на практике» Павла Палагина.
Для тех, кто по работе читает большие объемы материала, этот метод станет настоящей палочкой-выручалочкой.

ИЗ «УВЕРЕННОГО ПОЛЬЗОВАТЕЛЯ ПК» — В ПРОФЕССИОНАЛА

  • Старайтесь по максимуму переносить работу с телефона на ноутбук или компьютер. Как бы быстро вы ни печатали на смартфоне, с удобством полноценного браузера и скоростью печати на клавиатуре это не сравнится. Установите десктоп-версии мессенджеров, которые используете на телефоне: WhatsApp, Skype и Telegram.
    Нет возможности отказаться от работы с телефона или планшета? Попробуйте освоить голосовой набор или приобретите компактную Bluetooth-клавиатуру.
  • На ноутбуке используйте мышку, а не тачпад. Серьёзно. Да, к тачпаду можно привыкнуть, но на больших скоростях мышка определённо даёт ему фору.
  • Освойте слепой десятипальцевый метод печати. Нужны ли пояснения? 🙂 Выбирайте симпатичный вам клавиатурный онлайн-тренажёр (например, классический «Соло на клавиатуре»), от вас требуется время и усердие.
  • Найдите в интернете и заучите комбинации быстрых клавиш, активно закрепляйте их на практике. Доведенные до автоматизма функции “копировать”, “вставить”, “сохранить”, “найти на странице”, “восстановить закрытую вкладку” и так далее способны приблизить вашу скорость работы за компьютером к скорости мысли.

 
Продвинутый уровень:
Стремитесь автоматизировать не только свои действия, но и работу с документами и большими объемами данных. Отлично подходят для этого Google Таблицы: здесь можно настроить совместную работу, связать несколько таблиц и настроить передачу данных, вести аналитику и много другое. Изучайте их функционал (с помощью руководства пользователя, любительских статей, обучающих роликов на YouTube или, например, книги «Google Таблицы. Это просто» Евгения Намоконова и Рената Шагабутдинова) и выходите на новый уровень их использования.


Расскажите, какими из перечисленных советов уже активно пользуетесь? Какие решили попробовать? А может, что-то бы добавили? Поделитесь в комментариях!

Алина Нос, проект "Леди Фриланс"

Алина Нос, instagram.com/alina.nos
выпускница 10 потока курса «Леди Фриланс»


Еще полезные статьи:


One thought on “Ускоряемся! Как можно работать быстрее?

  1. Анна:

    Соло освоила, горячие клавиши ещё в школьные годы брат заставил выучить. Эксель люблю.
    Осталось систематизировать инфу и работу, но это тоже мне нравится делать, только может, не на должном уровне.

Оставить комм. Анна
Cancel Reply