GTD — страшная аббревиатура и классная система планирования

• admin
• 13.05.2017
• 1 Comment
• ВСЕ СТАТЬИ, ФРИЛАНСЕРАМ

Главная / Все статьи / Фрилансерам / «GTD — страшная аббревиатура и классная система планирования»

Система GTD, Getting Things Done или «Как привести дела в порядок», может изменить ваше мнение о планировании. Если вы погрязли в бардаке, как физическом, так и ментальном, то эта система для вас. Но предупреждаю: она поможет только тем, кто готов действовать.

Для эффективного управления собственной жизнью, нужно в первую очередь освободить свой мозг от всех повседневных задач, которыми вы его грузите.

Здесь очень уместна аналогия с оперативной памятью у компьютера. Когда задач слишком много, память не справляется и происходят непредсказуемые сбои. Хорошо, если забыли мусор выкинуть. А если забыли внести платеж по ипотеке? Или приехать на собеседование?

Что делать? Выделить пару часов времени, взять чистые листы бумаги и выписать все, что крутится у вас в голове. Абсолютно все. Сюда пойдут и мечта съездить в Мексику, и забрать завтра ковер из химчистки. Внимание, здесь необходимо действие!

Приступать уже можно и нужно.

После того, как все мысли выгружены, начинается самое интересное. И сложное. Нужно обработать эти списки.

В системе планирования GTD используется термин — корзина «Входящие». Если с планированием у вас до этого были не самые лучшие отношения, то, возможно, вы испугаетесь. Или у вас опустятся руки. Потому что будет казаться, что разобраться с этим всем нереально.

Без паники! Все получится, проверено. Ведь обработать не значит, что все это необходимо тут же выполнить.

Три принципа обработки корзины «Входящие» согласно GTD-планированию:

1. Обрабатывать задачи по порядку.
2. Разбирать по одной за раз.
3. Никогда ничего не возвращать обратно в корзину.

Перейдем непосредственно к обработке.

Анализируем задачу, требуется ли что-то выполнить сейчас?

• Нет? Отлично, есть варианты: выбросить, внести в список «Когда-нибудь может быть», напоминание в календарь, сохранить в каталог справочных материалов.
• Если да, то задаемся вопросом: на выполнение требуется меньше двух минут? Короткие и простые задачи проще выполнять сразу же на месте. Если же время выполнения существенное, то тут начинается самое интересное.

Обязательно оцениваем, может ли эту задачу выполнить кто-то другой. Если да, то делегируем и записываем напоминание в список «Ожидание».

Если делегирование невозможно, то анализируем, сколько действий требуется выполнить? Например, позвонить, написать письмо, вынести мусор — это единичные действия. Такие записываем в список «Активные действия» или в «Календарь».

Дела, которые предполагают несколько действий: определяем конечный результат и вносим запись в список «Проекты», а следующее физическое действие вносим в список «Активные действия». Например, проект «Запись ребенка в детских сад», следующее действие — «Сделать сканы документов по списку для размещения на сайте».

И по этому алгоритму прогоняем каждую задачу из нашего списка. На выходе по системе планирования GTD имеем каталог справочных материалов и списки:

• «Активные действия», в том числе записи в «Календаре»;
• «Проекты»;
• «Ожидания»;
• «Когда-нибудь может быть».

Самые интересные и важные вещи обычно находятся в списке «Активные действия». Там явно не один пункт, и даже не десять. Как выбрать, что именно нужно сделать?

Есть четыре критерия принятия решения:

1. Контекст. Некоторые дела можно выполнять, только при определенных условиях, например, нужен компьютер или интернет. Или это действие можно выполнить только находясь дома.
2. Запас времени. Глупо браться за какое-то масштабное дело, если у вас в запасе всего 5 минут.
3. Запас энергии. Если вас переполняет творческая энергия, то вероятно не стоит вытирать пыль. И наоборот, если чувствуете что креативом и не пахнет, смело мойте посуду или оформляйте заявление на загранпаспорт через сайт.
4. Приоритет. Здесь нужно оценивать какие действия приведут к реализации действительно важных проектов. Потому что зачастую у нас много рутинных задач, которые не столь важны в перспективе.

Важно! Отныне вы должны проделывать эту процедуру с обработкой корзины ежедневно. А еще нужно будет делать еженедельный обзор всех этих списков, чтобы актуализировать имеющуюся информацию.

Эти навыки необходимо перевести в разряд привычек. Иначе система планирования GTD (Getting Things Done) просто не будет работать у вас и все проделанные действия абсолютно бесполезны.

Решение принято, действие выполнено, ставим галочку или вычеркиваем из списка. Тут уж кому как больше нравится. Потом еще один пункт и еще один. И так понемногу благодаря внедренной системе планирования вы выполните в разы больше дел, чем успевали раньше.

Теперь главное — не забывать, что важно регулярно (!) обновлять всю систему планирования GTD. Иначе вы просто не сможете ей доверять. А тем, кто хочет еще дальше продвинуться в планировании своей жизни, рекомендуем все же прочитать книгу Дэвида Аллена.

Потому что в статье отражена только верхушка айсберга его системы. Всем успехов на пути планирования своей жизни!

Арина Сергиенко, выпускница курса «Леди Фриланс», заботливая помощница

Еще полезные статьи:

• « Planoly — новый взгляд на контент-план»
• «Что необходимо каждому фрилансеру»
• «Приложения для сториз (Stories в Instagram)»