«Новые правила деловой переписки» в удаленной работе

Мир дарит нам десятки возможностей вести деловую переписку. В ход идут мессенджеры и соцсети, традиционная электронная почта и аудиосообщения, рабочие чаты и отдельные доски в CRM-системах.
А они в свою очередь создают сотни возможностей привести к хаосу любое обсуждение, дернуть коллегу лишним сообщением, вынудить подчиненного совершить лишние действия или привести руководителя к грустному выводу: «Быстрее сделать самому, чем давать задания моим остолопам».

Кто-то сейчас отмахнется: да нет таких проблем. Что ж, возможно, в чьем-то мире заказчик дает четкие техзадания, большая компания, собираясь за город, быстро и эффективно распределяет, кому что взять из еды, а в родительских чатах в WhatsApp царят мир, покой и дельное немногословие. Счастливчики!
Но другие согласно кивнут: с изматывающей многокилометровой перепиской, неудобными просьбами, да и попросту — с неискренними письмами сталкиваются многие. И для удаленной работы, где почти все бизнес-процессы протекают в текстовом формате, это актуально, как ни для чего больше.

Именно поэтому в моей картинке идеального мира все люди следуют «Новым правилам деловой переписки» — книге Максима Ильяхова и Людмилы Сарычевой.

Под её обложкой — не просто формальный этикет, но философия заботы о получателе и уважению к нему. Которые вовсе не сводятся к обращению «Многоуважаемые коллеги» или подписи, содержащей в себе три реверанса и два книксена.

Быть вежливым — не то же самое, что писать вежливые слова.

Что рекомендуют авторы? Быть внимательным. Всегда делать шаг навстречу получателю сообщения. Облегчать ему жизнь. Вот несколько примером того, как это может проявиться на практике:

  • Прекратить путать имена: Алина, не Алёна; Марина, не Мария; Максим Ильяхов, не Илья Максимов.
  • Разделять одно сообщение на несколько, если оно содержит разные вопросы. Так отвечать на каждый из них будет проще.
  • Не дробить мысль на десяток сообщений.
    Вы и сами наверняка знаете…
    …как это бывает…
    …когда человек пишет по два слова в сообщении…
    …а потом добавляет еще два…
    …и еще…
    …и телефоны всех участников диалога пиликают 5-10 раз…
    …хотя могли бы пиликнуть всего один 🙂
  • Если вы записываете аудиосообщение, сообщением ниже прописать тему, тезисы и срочность. Получателю будет понятно, нужно ли откладывать все свои дела, чтобы послушать вашу информацию, а благодаря тезисам впоследствии будет шанс найти аудиосообщения из десятка подобных.
  • Задать вопрос в чат, сразу предлагая несколько вариантов решения, чтобы руководителю достаточно было ответить «да, давай так». (Лайфхак: пока вы пишете такой развернутый вопрос, в 80% случаев вы понимаете, что ответ вам уже известен, и вопрос не отправляете :))
  • Писать «холодные» письма так, чтобы их получатель чувствовал тепло ваших намерений.


Забота проявляется не в словах, а в посыле.

…Например, в прикрепленной к письму ссылке или вспомогательных материалах. В переименованном файле в приложении, которое получателю будет легко найти в папке загрузок. В продуманной теме письма. В отсутствии манипуляций («Заранее спасибо!») и раздражающих шаблонов («Доброго времени суток!»).

Этикет нужен для того, чтобы другому человеку было с нами удобно, а не чтобы почувствовать собственное культурное превосходство.

Новые правила… Много ли их? Быть человеком, включать голову и проявлять заботу — вот оно, главное правило. И это те штрихи, которые дополнят ваш образ профессионала, с которым приятно иметь дело.
Кому-то всё написанное будет казаться интуитивно понятным, но и здесь вы получите удовольствие. Внезапно выяснится, что в пучине безвкусных писем и беспардонных поручений есть кто-то, кто вас понимает!

Мой вердикт: всем удаленным сотрудникам — к прочтению обязательно 🙂

Алина Нос,
выпускница 10-го потока «Леди Фриланс»

Оставить комм.